SIM 5.
wypowiedź lub nastawienie pracownika
Ten dział to jeden wielki bałagan i ciągła improwizacja.
SIM-faza 1.
przed rozmową z pracownikiem
Analiza emocji i myśli pracownika
- Jest poirytowany, bo brak odpowiedniej organizacji pracy utrudnia realizację zadań
- Jest zdezorientowany, ponieważ zmiany wytycznych zachodzą zbyt często
- Czuje się niepewnie, gdyż czasem nie ma jasności, czego się od niego oczekuje
- Odczuwa stres i zmęczenie, ponieważ improwizowane działania wymagają zwiększonego wysiłku i sporej elastyczności
- Jest zły na przełożonych, gdyż uważa, że zaistniałe problemy wynikają po części z nieprawidłowego zarządzania
Zdefiniowanie sytuacji
Pracownik jest zdania, że w dziale panuje chaos i dezorganizacja. Przełożony zmierza do polepszenia komunikacji, identyfikacji obszarów wymagających uporządkowania i w konsekwencji stworzenia bardziej stabilnych i przewidywalnych warunków pracy.
SIM-faza 2.
rozmowa z pracownikiem (przykład/inspiracja)
(przykład/inspiracja)
Wstęp-Perspektywa Szefa
Stabilność jako punkt odniesienia
Dzięki, poruszyłeś bardzo istotną kwestię. To prawda, w ostatnim czasie sporo się u nas dzieje, a nie zawsze jest to łatwe do szybkiego ogarnięcia. Zwykle, jak wiesz, staramy się pracować w sposób uporządkowany - i myślę, że przeważnie nam się to udaje.
Działania ad hoc
Bywa jednak, że sytuacja nas zaskakuje, bo tematy wchodzą czasem szybciej, niż zdążymy to zaplanować - i trzeba wtedy reagować na bieżąco. Zdarza się więc, że konieczna jest spontaniczna reorganizacja, że musimy coś przestawić dosłownie z dnia na dzień. Decyzje podejmowane są wtedy w biegu, pod presją okoliczności.
Odczucia Twoje i Moje
Potrzeba większej przewidywalności
Zdaję sobie sprawę, że może to powodować dezorientację i bywa stresujące. Zwłaszcza gdy powstaje wrażenie, że nagle wszystko rzucamy, bo trzeba się zabrać za coś innego. Domyślam się, że niełatwo wtedy złapać nowy rytm. I zgadzam się z tobą, że tam, gdzie to możliwe, należy dążyć do większej stabilności. Zastanówmy się więc razem, co możemy zrobić, aby bardziej się w tym wszystkim odnaleźć.
Wywiad-Perspektywa Pracownika
Przykłady dezorganizacji
Twój punkt widzenia może tu dużo wnieść. Jakie są twoje obserwacje? Kiedy właściwie miałeś poczucie, że tu się wkrada chaos? Albo że coś nam się wymyka spod kontroli. Czy były może takie przypadki, że poleceń było według ciebie zbyt dużo? Albo że były niejasne lub się na siebie nakładały.
Wątpliwości wokół zakresu działań
A z drugiej strony - czy bywa, że czasem stoisz w miejscu, bo na przykład nie ma żadnych wytycznych? Albo że jest coś do zrobienia, ale nie wiadomo, jak się za to zabrać, bo nikt nie daje jasnych instrukcji. Lub może nawet nie masz pewności, czego się od ciebie oczekuje.
Skutki chaosu organizacyjnego
Jakie są twoim zdaniem negatywne skutki takich sytuacji? Jak to odbierasz? Jak to się przekłada na twoją pracę? Jak wpływa na twoje relacje z innymi pracownikami?
Oczekiwania plus Plan Działania
Jasny przekaz przy zmianach
Zacznę od tego, że postaram się dostarczać ci na czas wszelkie informacje o nowych inicjatywach i zmianach w harmonogramie. Oczywiście tak samo pozostałym pracownikom. Żeby nic nie spadało na nikogo z zaskoczenia. Będzie też zawsze wyjaśnienie, skąd się te decyzje biorą. Tak aby ludzie widzieli, że ma to sens, że nie jest to żadna improwizacja.
Wiadomo, kto prowadzi temat
W każdym przypadku będzie również wiadomo, kto koordynuje konkretny temat. Tak żeby nie było niejasności, do kogo się zgłosić albo kto ostatecznie podejmuje decyzje.
Zarządzanie nagłymi zadaniami
Umówmy się przy tym tak, że jeśli wskoczy nam nagle jakieś nowe zadanie, to zanim się za to zabierzemy, wspólnie określimy sobie priorytety i pomyślimy, co ewentualnie można przesunąć. Aby w miarę możliwości unikać pracy nad kilkoma projektami jednocześnie i - co równie ważne - sprawnie zamykać rozpoczęte tematy.
Szybkie konsultacje
Jeśli z kolei będziesz mieć wątpliwości, na czym w danej chwili należy się skupić, to zapraszam do siebie! Raz-dwa ustalimy, co w pierwszej kolejności jest do zrobienia.
Pomysły na lepszą organizację
Jak myślisz, co jeszcze wymagałoby uporządkowania? W jakich sytuacjach robi się największe zamieszanie? Jak moglibyśmy się lepiej zorganizować? Tak aby nad tym wszystkim sensownie zapanować. Czy miałbyś jakieś propozycje?
Konsekwencje
Reagowanie bez narzekania
Słuchaj, gdy masz jakieś zastrzeżenia, to po prostu przychodź do mnie i mów o tym od razu. Łatwiej wtedy szukać rozwiązań. Samo narzekanie niczego nie zmieni, może jedynie pogorszyć sytuację, szczególnie, gdy mamy ciśnienie i wszyscy i tak już są w stresie. Podchodźmy do takich tematów konstruktywnie - jak dzisiaj. To naprawdę ułatwi nam pracę.
Zakończenie-Wygrany vs Wygrany
Zwiększenie komfortu pracy
Cieszę się, że porozmawialiśmy otwarcie, bo tylko w taki sposób można coś realnie poprawić. Już teraz coś się nawet ruszyło. Bo sam widzisz - mamy parę konkretnych pomysłów, jak pewne rzeczy poukładać. I choć nie da się niestety uniknąć niespodziewanych sytuacji, to mam nadzieję, że będziemy mieć w pracy większy komfort. My wszyscy, cały nasz zespół.