Wstęp-Perspektywa Szefa
- Powiedz wprost, dlaczego chcesz porozmawiać i czemu to jest ważne dla zespołu
- Przypomnij zasady obowiązujące w organizacji
- Krótko przedstaw swój punkt widzenia
- Daj sygnał, że ma to być spokojna, rzeczowa rozmowa - nie przerzucanie się pretensjami
- Kontroluj przebieg spotkania, ale prowadź je w taki sposób, by pracownik czuł, że to dialog
Zacznij od pozytywnego komunikatu lub docenienia, np. Dzięki, że jesteś gotów pogadać - to od razu obniża napięcie.
Wywiad-Perspektywa Pracownika
- Zadaj pytania, które pomogą Ci zrozumieć, jak pracownik widzi sprawę
- Daj pracownikowi czas, żeby się wypowiedział - także o swoich odczuciach
- Słuchaj aktywnie: potwierdzaj, parafrazuj, pokazuj, że to, co mówi, ma dla Ciebie znaczenie
- Pilnuj, żeby rozmowa nie ugrzęzła w szczegółach czy emocjach - kieruj ją w stronę konkretów
Zapytaj: Co jest dla ciebie w tym najtrudniejsze? - to otworzy pracownika i skróci drogę do sedna.
Odczucia Twoje i Moje
- Pokaż, że rozumiesz emocje pracownika - to buduje zaufanie
- Powiedz też, jak Ty się czujesz w tej sytuacji - ale spokojnie, bez podgrzewania atmosfery
- Jeśli widzisz, że emocje rosną, spróbuj je wyciszyć i przywrócić rozmowie równowagę
Używaj prostych zwrotów, np. Rozumiem, że ci trudno albo: Widzę, że cię to męczy - to działa lepiej niż długie przemowy.
Oczekiwania plus Plan Działania
- Podsumuj to, co usłyszałeś i co ustaliliście do tej pory
- Powiedz, czego oczekujesz i zasugeruj rozwiązanie
- Zaangażuj pracownika we współtworzenie planu - niech też zaproponuje swoje pomysły
- Ustalcie konkretne kroki i terminy
- Jeśli możesz, zaproponuj wsparcie oraz zasoby, które ułatwią pracownikowi działanie
Zamknij ten etap pytaniem: Na co możemy się dziś umówić, żeby sytuacja ruszyła do przodu? - to daje konkret.
Konsekwencje
- Wyraźnie zaznacz, w jakich granicach można się poruszać
- Określ, jakiej postawy oczekujesz od pracownika
- Wyjaśnij, jakie zagrożenia dla zespołu są związane z problematyczną sytuacją
- W razie potrzeby przedstaw konsekwencje przekraczania granic
Bądź asertywny, powiedz np. Chcę, żebyśmy mieli jasność - na to możemy się zgodzić, a na tamto już nie.
Zakończenie-Wygrany vs Wygrany
- Podsumuj rozmowę w pozytywnym tonie
- Podziękuj pracownikowi za szczerość i współpracę
- Pokaż, co obie strony mogą zyskać na wypracowanym rozwiązaniu
- Domknij spotkanie tak, aby pracownik wyszedł z poczuciem, że warto się dalej angażować
Wzmocnij zakończenie konkretnym zdaniem motywującym, np. Cieszę się, że mamy plan - jestem pewien, że nam się to uda!