Krótka historia o Kierowniku
- Proszę podejść do Dyrektora! - słyszy Kierownik, odebrawszy telefon. Na tym kończy się nasza historia.
A parę miesięcy wcześniej zaczęło się tak:
- Nie mam tego przecież w swoich obowiązkach - oświadczył Sebastian.
- Słuchaj - rzekł stanowczo Kierownik - pracownik powinien stosować się do wszystkich poleceń przełożonego związanych z rodzajem świadczonej pracy. Zrób więc to, o co cię proszę!
Sebastian, choć niechętnie, wykonuje zadanie, które wykracza poza zakres jego typowych obowiązków, cały czas mając przy tym poczucie, że takie wrzucanie mu dodatkowej roboty jest niesprawiedliwe. Kierownik zastanawia się potem nad tą sytuacją, ale ostatecznie uznaje, że postąpił właściwie, ponieważ nie miał czasu ani ochoty na wdawanie się w żadne dyskusje, tym bardziej że chodziło o sprawę istotną dla całego działu. A sprawy działu są absolutnie najważniejsze! Ambitny Kierownik chce udowodnić, że nawet mimo trudności wszystko da się zrobić. Ma to obecnie szczególne znaczenie, gdyż Dyrektor w elektryzującym oświadczeniu ogłosił właśnie Wielki Konkurs na Kierownika Roku. Trzeba się więc wykazać!
Sprowokowana konfrontacją wzajemna niechęć Sebastiana i Kierownika tymczasem narasta. Niepocieszony Sebastian wnet postanawia sobie, że przy takim kierowniku nie będzie się w pracy specjalnie wysilać.
- Kierownik wykorzystuje ludzi - Sebastian zaczyna się nagle dzielić swoimi refleksjami z kolegami z działu.
- To fakt, traktuje nas przedmiotowo! - odpowiadają koledzy, mimo że nie mają w zasadzie konkretnych podstaw, by tak twierdzić.
Niezadowolenie w zespole stopniowo się rozprzestrzenia. Kierownik wkrótce spostrzega, że pracownicy zachowują się niekooperacyjnie, z jawnym znudzeniem wysłuchują tego, co ma do powiedzenia, a niektórym zdarza się lekceważąco skomentować jego wytyczne, tak po prostu na złość. Widząc to, a nie mając lepszego pomysłu na efektywne zarządzanie, staje się coraz bardziej kategoryczny, wyraźnie podkreślając, że to on tutaj rządzi. Ale im bardziej naciska, tym bardziej zespół się od niego oddala.
Kierownik podnosi sztandar Niezłomnego Managera i mobilizuje się pod budującym hasłem, że na pewno da radę. Wzmaga presję. Robi się do tego nieufny, wręcz podejrzliwy. Wypatruje każdego najdrobniejszego niedociągnięcia. Zdarza się przy tym, że przestaje panować nad emocjami, lecz znajduje na to usprawiedliwienie: niekiedy trzeba dobitnie zareagować - nawet tak dla zasady - aby przypomnieć, kto jest szefem.
Bo w istocie jest przecież skutecznym, wzorowym i wszystko-mającym szefem! Oczyma wyobraźni widzi siebie, jak w otoczeniu patrzącej na niego z podziwem całej kadry kierowniczej odbiera od Dyrektora złoty puchar z wygrawerowanym napisem «Dla Rewelacyjnego Kierownika Roku».
Z biegiem czasu forsowna praca z zespołem staje się jednak coraz bardziej obciążająca psychicznie. Twierdzenie, że «kontrola jest najwyższą formą zaufania» ujawnia swoje słabe strony, bo permanentny stres daje o sobie znać. Kierownik odnosi przy tym wrażenie, że pracownicy śmieją się po cichu z jego nadgorliwości. "Coś trzeba zrobić - zastanawia się zaniepokojony - żeby jakoś lepiej dotrzeć do tych ludzi". Wtem przychodzi mu do głowy olśniewająca myśl.
- Urządzimy sobie firmowego grilla! - ogłasza na spotkaniu całego zespołu. - Jest zresztą dodatkowy powód, bo mamy u nas Nowego Pracownika, z którym wypada się lepiej poznać. Co wy na to?
Pomysł został entuzjastycznie przyjęty, wszyscy zaczęli jeden przez drugiego podawać propozycje menu: karkówka i szaszłyki plus coś do picia, komentowali, że szef jest w porządku, bo rozumie, że raz na jakiś czas taka impreza to im się słusznie należy, że wreszcie będą mogli sobie razem na luzie wesoło pobiesiadować.
- Wobec tego zapraszam was na sobotę, ja wszystko przygotuję! - oznajmił Kierownik, czując, że nawiązał z pracownikami nić porozumienia. Wyraźnie było widać, że nastąpił ważny przełom w dziejach działu.
Ciepłe sobotnie popołudnie z wolna ustępowało miejsca wieczornej szarówce. Powietrze wysycał aromatyczny zapach karkówki.
- Czemu nikogo nie ma? - spytał Kierownik, patrząc na dogasającego grilla, a ton jego głosu wskazywał na mieszaninę irytacji i rozgoryczenia.
- No przecież ja jestem! - rzekł ze sztucznym uśmiechem Nowy Pracownik.
- Ale czemu oprócz ciebie nikogo nie ma?
- Dokładnie to nie wiem - odparł Nowy Pracownik - może trochę się bali tu przyjść.
- Bali się? Czego? - drążył nachmurzony Kierownik, omiatając wzrokiem kilkanaście tacek nietkniętych szaszłyków.
- Chyba niczego - Nowy Pracownik chciał się wycofać ze swoich słów, czując jednak presję, dodał: - Mówili, że to specjalnie taka integracja, bo przy grillu ktoś może się z czymś wygadać i pan to wykorzysta.
- Wykorzystam? W jaki sposób? - autentycznie zdziwił się Kierownik.
- Nie mam pojęcia, naprawdę! - z przestrachem w głosie wykrztusił Nowy Pracownik. - Ja tu pracuję dopiero tydzień.
W poniedziałek w pracy Kierownik ani jednym słowem nie skomentował nieudanego grilla. Z czasem jednak coś się w nim zmienia. Zamyka się w sobie, na maile odpowiada dopiero po paru dniach, przesiaduje dłużej w swoim gabinecie, przeglądając różne papiery. A także powoli przestaje egzekwować polecenia, stwierdza bowiem, że jego podwładni właściwie sami powinni wziąć odpowiedzialność za swoje zadania. Lecz niestety, w jego zespole to w tej chwili tak nie działa, jak nie ma nadzoru, to wiadomo - robota nie ucieknie, a kawka wystygnie!
Przygnieciony sytuacją Kierownik dochodzi w końcu do wniosku, że chyba się wypalił, że już mu tak nie zależy. Pracownicy szybko to zauważają i ich wydajność jeszcze bardziej spada, co skutkuje niedotrzymywaniem terminów oraz obniżeniem poziomu realizacji zadań.
I tak docieramy do momentu, gdy Kierownik odbiera telefon i słyszy:
- Proszę podejść do Dyrektora!
Zmierzając do gabinetu dyrekcji, mija Sebastiana, który z zaciekawieniem ogląda wystawione w okazałej, podświetlanej gablocie wielkie zdjęcia z uroczystości przyznania trojgu supermanagerom tytułów Kierownika Roku.
Sposób przeprowadzania SIM
SIM-FAZA 1. Analiza sytuacji
Zanim dojdzie do rozmowy z pracownikiem, przełożony powinien poświęcić czas na krótką analizę.
Przed spotkaniem:
- Zastanów się nad tym, co może myśleć i odczuwać pracownik
- Oceń potencjalny wpływ postawy i zachowania pracownika na realizowane zadania oraz na zespół
- Przeanalizuj własny punkt widzenia oraz emocje, jakie Ci towarzyszą w danej sytuacji
- Sprecyzuj swoje oczekiwania i przygotuj wstępny plan działania
SIM-FAZA 2. Rozmowa z pracownikiem
Rozmowa z pracownikiem prowadzona według metody SIM składa się z sześciu etapów.
Metoda SIM jest elastyczna. Kolejność poszczególnych etapów oraz ich zawartość merytoryczną należy dostosować do konkretnych okoliczności. Ponadto w zależności od złożoności problemu rozmowa może przebiegać w trybie jednego lub dwóch spotkań. W przypadku zaaranżowania dwóch spotkań:
- Spotkanie pierwsze - służy zebraniu informacji, lepszemu zrozumieniu perspektywy pracownika i rozpoznaniu dynamiki sytuacji
- Spotkanie drugie - jego celem jest wspólne ustalenie planu działania, ponadto może pełnić funkcję dogrywki, jeśli pierwsza rozmowa nie przyniosłaby oczekiwanych rezultatów
SIM-FAZA 3. Follow-up
Interwencja nie kończy się na rozmowie. Integralnym elementem SIM jest monitorowanie postępów.
Po spotkaniu:
- Sprawdź, czy ustalenia są wdrażane
- Obserwuj, czy zachodzą pożądane zmiany w zachowaniu pracownika
- Udzielaj bieżącego feedbacku
- Miej gotowość do przeprowadzenia kolejnej rozmowy, jeśli sytuacja wymagałaby dalszego wsparcia lub korekty
Skuteczna Interwencja Managerska
Strategiczna reakcja przełożonego na wypowiedzi i postawy pracowników, które mogą prowadzić do napięć, spadku zaangażowania lub trudności w zarządzaniu zespołem.
Cele SIM
- Rozwiązanie problemu - ustalenie faktów, podjęcie decyzji i wdrożenie konstruktywnego planu działania
- Wzmocnienie relacji z pracownikiem - aby obie strony miały poczucie wygranej i były otwarte na dalszą dobrą współpracę
Kiedy interweniujemy
- W szybkiej odpowiedzi na niepożądane działania lub wypowiedzi pracownika
- Na podstawie długofalowych obserwacji, np. gdy zauważamy, że pracownik przestaje się angażować, uporczywie unika odpowiedzialności lub staje się konfliktowy
- W wyniku uzyskania niepokojących informacji od członków zespołu lub innych osób trzecich
- Prewencyjnie, tj. gdy dostrzegamy ryzyko wystąpienia postaw roszczeniowych, eskalacji emocji lub demotywacji i chcemy zawczasu temu przeciwdziałać
Managerskie korzyści SIM
Tworzysz przestrzeń, w której ludzie chcą działać
Sprawna komunikacja to jedna z kluczowych kompetencji szefa. Od sposobu, w jaki mówi i reaguje, zależy bardzo wiele - od atmosfery w zespole po efektywność realizacji zadań.
Wzmacniasz poczucie bezpieczeństwa i otwartości
SIM wspiera liderów w codziennej pracy z ludźmi. Pomaga budować kulturę otwartego feedbacku i wzmacnia poczucie bezpieczeństwa psychologicznego. W konsekwencji zwiększa to identyfikację pracowników z organizacją i ogranicza rotację.
Rozwiązujesz problemy, zanim przekształcą się w kryzys
SIM pozwala w porę łagodzić trudne emocje pracowników, takie jak frustracja, rozczarowanie czy poczucie niesprawiedliwości, które przy braku reakcji przełożonego mogłyby się nasilić, a dodatkowo rozprzestrzenić się na inne osoby.
Pobudzasz motywację pracowników
Umiejętnie przeprowadzona interwencja zatrzymuje spiralę problemów i pomaga w utrzymaniu zaangażowania zespołu.
Kontrolujesz sytuację i koncentrujesz się na priorytetach
SIM zapewnia emocjonalną stabilność - zarówno pracowników, jak i samego lidera, z jednoczesnym skupieniem się na tym, co ważne z perspektywy biznesowej. Połączenie troski o ludzi ze skutecznością w działaniu jest istotą tego podejścia.
Budujesz swoją pozycję w oczach zespołu
SIM to proces, który wymaga od szefa uważności, empatii oraz precyzji w formułowaniu oczekiwań. Przełożeni, którzy podejmują się interwencji managerskiej, kreują zdrowe środowisko pracy, umacniając przy tym swój autorytet.
Jesteś dobrym liderem na każdym szczeblu zarządzania
Choć sytuacje w organizacjach bywają różne, to ludzkie emocje, zachowania i postawy są wszędzie podobne. Dlatego SIM ma charakter uniwersalny - sprawdza się na każdym poziomie zarządzania. Jest przydatnym narzędziem dla wszystkich liderów: kierowników liniowych, szefów działów, dyrektorów i prezesów.
Sposób przeprowadzania SIM
SIM-FAZA 1. Analiza sytuacji
Zanim dojdzie do rozmowy z pracownikiem, przełożony powinien poświęcić czas na krótką analizę.
Przed spotkaniem:
- Zastanów się nad tym, co może myśleć i odczuwać pracownik
- Oceń potencjalny wpływ postawy i zachowania pracownika na realizowane zadania oraz na zespół
- Przeanalizuj własny punkt widzenia oraz emocje, jakie Ci towarzyszą w danej sytuacji
- Sprecyzuj swoje oczekiwania i przygotuj wstępny plan działania
SIM-FAZA 2. Rozmowa z pracownikiem
Rozmowa z pracownikiem prowadzona według metody SIM składa się z sześciu etapów.
Metoda SIM jest elastyczna. Kolejność poszczególnych etapów oraz ich zawartość merytoryczną należy dostosować do konkretnych okoliczności. Ponadto w zależności od złożoności problemu rozmowa może przebiegać w trybie jednego lub dwóch spotkań. W przypadku zaaranżowania dwóch spotkań:
- Spotkanie pierwsze - służy zebraniu informacji, lepszemu zrozumieniu perspektywy pracownika i rozpoznaniu dynamiki sytuacji
- Spotkanie drugie - jego celem jest wspólne ustalenie planu działania, ponadto może pełnić funkcję dogrywki, jeśli pierwsza rozmowa nie przyniosłaby oczekiwanych rezultatów
SIM-FAZA 3. Follow-up
Interwencja nie kończy się na rozmowie. Integralnym elementem SIM jest monitorowanie postępów.
Po spotkaniu:
- Sprawdź, czy ustalenia są wdrażane
- Obserwuj, czy zachodzą pożądane zmiany w zachowaniu pracownika
- Udzielaj bieżącego feedbacku
- Miej gotowość do przeprowadzenia kolejnej rozmowy, jeśli sytuacja wymagałaby dalszego wsparcia lub korekty
